تتكون عملية التكشيف من أربع خطوات ، هي :
1 ـ تسجيل البيانات الببلوغرافية بدقة .
2 ـ تحليل المحتوى أو إنشاء المفاهيم المعبر عنها في الوثيقة، أي معرفة الموضوعات التي تعالجها الوثيقة. وتتضمن هذه الخطوة :
ـ فهم المحتوى الفكري العام للوثيقة فهما دقيقا .
ـ التعرف على المفاهيم التي تمثل هذا المحتوى .
ـ اختيار المفاهيم المطلوبة للاسترجاع .
3 ـ ترجمة هذه المفاهيم إلى لغة نظام التكشيف ، وتتطلب هذه الخطوة استخدام أدوات التكشيف مثل المكانز وقوائم رؤوس الموضوعات أو نظم التصنيف .
4 ـ التقييم والفحص ، أي التأكد من أن الواصفات أو رؤوس الموضوعات تغطي جميع المفاهيم الهامة التي تعبر عن الموضوع بدقة *1 , أو إضافة المكان لكل رأس موضوع للمفرد داخل العمود , حتى يمكن استرجاعها .*2 تجدر الإشارة إلى أن عملية التكشيف تنقسم إلى مرحلتين أساسيتين : مرحلة التخطيط ومرحلة التنفيذ ، أو النظر والفكر ثم العمل والتطبيق.
و في المرحلة الأولى 00 لابد من تعرف احتياجات المستفيد من الكشاف؛ حتى يمكن إعداد كشاف نافع ومفيد له. كما أن هناك عديدا من الأمور ،التي ينبغي التفكير فيها والقرارات التي يجب اتخاذها ، منها ما يتعلق بوضع حدود التغطية في الكشاف ، ومنها مايتعلق بالقواعد التي سيعتمد عليها في التكشيف والأدوات ، التي تؤخذ منها المصطلحات أو نقاط الإتاحة اللازمة للكشاف . ومن الضروري تعرف الوثائق، التي ستكشف، وفحصها فحصا جيدا؛ من أجل تحديد المواد التي تكشف، والمواد التي لا تكشف، ومدى التخصيص اللازم.
أما المرحلة الثانية 00 فهي مرحلة التكشيف الفعلي ، وتشتمل هذه المرحلة على أنشطة رئيسية ، نوجزها على النحو التالي:
(1) تحليل المحتوى:
وهذا يعني فحص الوثيقة، ولا تحتاج كل وثيقة إلى أن تقرأ قراءة كاملة، وإنما قد يكتفى بالقراءة الموضعية أو التصفح لإدراك المفاهيم التي تم تناولها في الوثيقة. ومن ناحية أخرى 00 فإن هناك بعض الوثائق، التي قد يحتاج المكشف إلى قراءتها قراءة كاملة؛ حتى يستطيع تعرف محتواها الموضوعي 0 وعموما فكلما كان المكشف متآلفا مع المجال الذي يكشف فيه، كانت عملية تحليل المحتوى عملية سهلة
وهناك عدة في الوثيقة تساعد على الفحص وتعرف المفاهيم , هي :
(أ) العنوان. من المؤكد أن العناوين تعطي مفاتيح مهمة للمحتوى الموضوعي, وإن كان بعضها قد لا يكون دقيقا في التعبير عن المحتوى. وهي على أي حال المحطة الأولى في تقرير المحتوى الموضوعي .
(ب) المستخلص (عند وجوده )؛ إذ أن معظم الكلمات في المستخلص تشير إلى المحتوى الموضوعي للوثيقة.
(ج) النص نفسه؛ إذ من الضروري المقدمة والملخص والخاتمة؛ إذ إن المقدمة تفسر أو تشرح ماذا سيقال, بينما تفسر الخاتمة أو تبين ماذا قيل. كما أن رؤوس الأقسام يجب ملاحظتها بعناية فهي بمثابة عناوين دقيقة للأقسام الرئيسية في الوثيقة .
وهناك أشياء أخرى في النص يجب أخذها في الاعتبار , مثل : الخلفية التاريخية والنظرية لموضوع الوثيقة عند وجودها , ومنهج البحث , كما أن الرسومات والصور وغير ذلك من الإيضاحات قد تساعد هي الأخرى على فهم المحتوى .
(د) قائمة المصادر؛ إذ إن المصادر التي يشير إليها المؤلف هي في الغالب ذات صلة وثيقة بموضوع دراسته, ومن ثم فإن تصفحها يفيد في التعرف على المحتوى الموضوعي.
(2) تحديد مؤشرات المحتوى: إذا ما تم فحص الوثيقة وتحليلها.. فإن على المكشف أن يقرر الموضوع أو الموضوعات المغطاة في الوثيقة, وبعبارة أخرى ..ماذا تدور حوله الوثيقة , ومن ثم .. فإن المفاهيم في الوثيقة يجب أن تحدد ويعبر عنها بالكلمات, وتجهز قائمة بالواصفات الممكنة للكشاف.
إن الهدف الآن هو أن يكون المكشف صورة عقلية لما يقوله المؤلف, ثم يقرر بكلماته هو ـ أو بكلمات مستعارة من الكاتب ـ ما هو ذلك الموضوع. وقائمة الكلمات هذه , والتي يمكن أن نطلق عليها قائمة المفاهيم ، يجب أن تكون كاملة قدر الإمكان . . فإن الواصفات النهائية للوثيقة سوف تصفى من هذه القائمة. والخطوة التالية هي تحويل قائمة المفاهيم المشتقة إلى المصطلحات الكشفية المقبولة . وإن كان النظام يعتمد على قائمة مصطلحات مضبوطة. . فإن ذلك معناه أن المكتشف يترجم (أو ينقل ) المفاهيم إلى مصطلحات كشاف مقننة ؛ حتى يمكن إيجاد واستخدام المصطلحات الصحيحة , حتى لو بحث المستفيد في مكان خاطئ بالكشاف . وهكذا تضاهي المصطلحات في قائمة المفاهيم مع المكنز أو غيره من قوائم الاستناد ؛ بهدف اختيار الواصفات النهائية . وهذا ما يطلق عليه لانكستر التكشيف التعييني Assignment ؛ حيث تحدد المصطلحات للوثيقة من مصدر خارج الوثيقة نفسها , وهناك من ناحية أخرى التكشيف الاشتقاقي ative – Deriv ؛ حيث تؤخذ الكلمات أو الجمل المعبرة عن الموضوعات من متن , أو نص الوثيقة نفسها .
ومن الضروري إعادة فحص ما تم عمله ؛ للتأكد من أن الواصفات النهائية تغطي كل المفاهيم المهمة المشتقة من الوثيقة وتعكس الموضوعات بدقة .
وينبغي أن يكون المكشف على دراية بالمكنز أو غيره من قوائم الاستناد , وبقواعد إجراءات العمل بها . وينبغي أن يكون المكشف ملماً بأي قواعد خاصة بالوسائل , التي تستخدمها بعض نظم التكشيف . مثل: الأدوار Roles, والروابط Links والأوزان Weightings.
(3) إضافة مؤشرات المكان:
إن الغرض من مؤشر المكان هو توجيه المستفيد مباشرة إلى ذلك الجزء من الوثيقة أو المجموعة, الذي يحتوي على المعلومات, التي يشير إليها الرأس أو مؤشر المحتوى في الكشاف.
وهناك عديد من الأشكال , التي يمكن أن يتخذها مؤشر المكان ، فقد يكون المؤشر هو رقم الصفحة في كتاب , وإذا كانت الصفحات في الوثيقة المطبوعة تنقسم إلى أعمدة مثلاً ؛ فيمكن استخدام رقم الصفحة والعمود أيضاً . ويمكن استخدام الرقم المسلسل في حالة تكشيف ببليوجرافية ، تشتمل على عدد من التسجيلات المرقمة .
وعند تكشيف المحتويات المفصلة لمجموعة من الوثائق . . فإن على المكشف أن يجعل مؤشر المكان يعطي المعلومات الكاملة عن كل وثيقة, وعلى سبيل المثال . . فإنه في حالة مقالات الدوريات يتكون كل مؤشر للمكان من عنوان المقال, والمؤلف, وعنوان الدورية، ورقم المجلد، ورقم العدد, وتاريخه, والصفحات الشاملة للمقال.
(4) تجميع المداخل الناتجة:
من الطبيعي أن يسجل المكشف نتائج عملية التكشيف على وسيط ما ، فقد تستخدم نماذج مطبوعة يقوم المكشف بملئها بالبيانات المطلوبة . وقد يستخدم المكشف البطاقات حيث تخصص كل بطاقة لكل مدخل موضوعي .
وفي بعض الحالات يتم التسجيل على الوثيقة نفسها, ففي بعض الهيئات يقوم المكشف بمجرد التعليم marks up في الوثيقة, ثم يقوم ناسخ بنقل علامات المكشف .
وتعتمد النظم الحديثة الخاصة بقواعد البيانات و التكشيف على الخط المباشر على ملء نموذج ، يعرض على شاشة ، حيث يدخل المكشف البيانات في الحقول المعروضة ، ولهذه الطريقة عديد من المميزات ؛ فإن أي أخطاء للمكشف يمطن تعرفها عن طريق برامج اكتشاف الأخطاء, ويعرف بها المكشف في الحال ، كمل لم تعد هناك حاجة إلى الخطوة الكتابية الوسيطة ؛ لنقل عمل المكشف إلى شكل مقروء آلياً , وعلاوة على ذلك . . فإنه يمكن للمكشف أن يحول من صيغة الإدخال إلى صيغة الاسترجاع, للاستفادة مما تم عمله من قبل.
وعلى أي الأحوال . . ترتب البطاقات أو النماذج بعد الانتهاء من عملها ومراجعتها؛ وفقاً للخطة المحددة للترتيب، وبإتباع القواعد الخاصة به، وتحرر البطاقات المتجمعة، وهذا يعني استبعاد المداخل غير الضرورية. وضم بعض البطاقات ، تحت رأس واحد بدلاً من تشتتها تحت رؤوس متعددة دون داع ، أو العكس ؛ أي توزيع البطاقات تحت عدة رؤوس موضوعات ، إذا لوحظ أن هناك بطاقات كثيرة تجمعت تحت رأس واحد ، دون مبرر مقنع .
إن التحرير يعني الصحة والدقة وتشابه المعالجة في مختلف مداخل الكشاف، فضلاً عن إزالة الأخطاء.
ومن الضروري في هذه المرحلة إضافة الإحالات وغيرها من الوسائل المكملة .
(5) اختيار الشكل المادي الذي سيعرض فيه الكشاف النهائي:
تعبر الطريقة أو النمط الذي يعرض به الكشاف من العوامل المهمة في نجاح الكشاف ، سواء أظهر الكشاف في شكل بطاقي أم في شكل كتاب أم على منفذ حاسوب .
وبغض النظر عن الشكل . . فمن الضروري أن يكون من السهل إدراك نظام أو ترتيب المصطلحات ، ويجب أن تكون المصطلحات الرئيسية والمصطلحات الفرعية ـ إذا وجدت ـ مميزة بوضوح ؛ إذ من المفيد استخدام الأبناط الطباعية المختلفة ؛ للتمييز بين المصطلحات الرئيسية والفرعية . وبصفة عامة . . فإن الإخراج لابد أن يتيح التعرف السريع والسهل للعناصر المختلفة للمداخل ، فضلاً عن جعل التصفح للمداخل عملية مريحة 0*3
ويمكن أن تتلخص عملية إعداد الكشاف في هذه الخطوات:
1) تحديد المجال الموضوعي للكشاف، وكذلك تحديد المجال الزمني إذا كان التكشيف لمقالات منشورة في بعض الدوريات أو كانت طبيعة الموضوع تتطلب تحديدا زمنيا0
2) استقبال الوثائق وفحصها جيدا،لنقرر ما إذا كان من الضروري إدخالها في الكشاف ،وإذا اتضح أن بعضها لا ضرورة لإدخـــاله فهذه يتم استبعادها، وإذا كان المكشف سيمل المقالات المنشورة في إحدى المجالات فإنه من الضروري توفير أعداد هذه المجلة.
3) قراءة كل وثيقة لتحديد موضوعها؛ وفي هذا المجال لا يجب أن نتبع طرفي النقيض، الذي يتمثل أحدهما في أخذ المعلومات عن الوثيقة من العنوان فقط، ويتمثل الثاني في قراءة الوثيقة قراءة كاملة أو مفصلة للتوصل إلى المعلومات، ومن الناحية العلمية فإننا يمكن أن نتبع حدا وسطا، إن بعض المجالات العلمية تقدم حاليا معلومات للتكشيف مع كل مقالة، والكثير منها يقدم مستخلصات مع كل مقالة، إن وجود مثل هذه البيانات يسهل عملية تحديد المعلومات المكشفة.
4) تحديد المعلومات المكشفة؛ إما بوضع خط تحتها أو كتابتها باليد في مكان محدد من الوثيقة0
5) تجهيز قصاصات في شكل بطاقات؛ مقاس 12,5×7،5 سم يسجل عليها بيانات عن كل وثيقة.
6) وضع خطة ترتيب وحدات الكشاف؛ هجائي، تاريخي، جغرافي.
7) ترتيب البطاقات تبغا للرؤوس الكشفية0
8) عمل التنسيق بين الرؤوس الكشفية0
9) عمل الإحالات (أنظر) و (أنظر أيضا)0
10) نسخ البطاقات وتجهيزها لإصدار الكشاف.*4
*1 همشري، عمر أحمد
مدخل إلى علم المكتبات والمعلومات/عمر أحمد همشري0-ط1 0- عمان:دار الصفاء للنشر والتوزيع ،1429هـ ص(312:311)
*2 الشريف، عبد الله محمد
مدخل إلى علم المكتبات والمعلومات0- عصمي للنشر والتوزيع، 1996 ص(333)
*3 عبد الهادي، محمد فتحي
التكشيف والاستخلاص:المفاهيم الأسس التطبيقات/ محمد فتحي عبد الهادي؛ يسريه محمد عبد الحليم0- الدار المصرية اللبنانية ص(52:47)
* 4 عودة، أبو الفتوح حامد
المدخل إلى علوم المكتبات/إعداد أبو الفتوح حامد عودة0- الإسكندرية: دار الثقافة العلمية، 2001 ص(107:105)
عمل الطالبات
نـادية إبراهيم آل معدي
سارة خـالد المبركـ
العنود معيبد الحربي
إشراف أ/د : مـهاأحمد
1 ـ تسجيل البيانات الببلوغرافية بدقة .
2 ـ تحليل المحتوى أو إنشاء المفاهيم المعبر عنها في الوثيقة، أي معرفة الموضوعات التي تعالجها الوثيقة. وتتضمن هذه الخطوة :
ـ فهم المحتوى الفكري العام للوثيقة فهما دقيقا .
ـ التعرف على المفاهيم التي تمثل هذا المحتوى .
ـ اختيار المفاهيم المطلوبة للاسترجاع .
3 ـ ترجمة هذه المفاهيم إلى لغة نظام التكشيف ، وتتطلب هذه الخطوة استخدام أدوات التكشيف مثل المكانز وقوائم رؤوس الموضوعات أو نظم التصنيف .
4 ـ التقييم والفحص ، أي التأكد من أن الواصفات أو رؤوس الموضوعات تغطي جميع المفاهيم الهامة التي تعبر عن الموضوع بدقة *1 , أو إضافة المكان لكل رأس موضوع للمفرد داخل العمود , حتى يمكن استرجاعها .*2 تجدر الإشارة إلى أن عملية التكشيف تنقسم إلى مرحلتين أساسيتين : مرحلة التخطيط ومرحلة التنفيذ ، أو النظر والفكر ثم العمل والتطبيق.
و في المرحلة الأولى 00 لابد من تعرف احتياجات المستفيد من الكشاف؛ حتى يمكن إعداد كشاف نافع ومفيد له. كما أن هناك عديدا من الأمور ،التي ينبغي التفكير فيها والقرارات التي يجب اتخاذها ، منها ما يتعلق بوضع حدود التغطية في الكشاف ، ومنها مايتعلق بالقواعد التي سيعتمد عليها في التكشيف والأدوات ، التي تؤخذ منها المصطلحات أو نقاط الإتاحة اللازمة للكشاف . ومن الضروري تعرف الوثائق، التي ستكشف، وفحصها فحصا جيدا؛ من أجل تحديد المواد التي تكشف، والمواد التي لا تكشف، ومدى التخصيص اللازم.
أما المرحلة الثانية 00 فهي مرحلة التكشيف الفعلي ، وتشتمل هذه المرحلة على أنشطة رئيسية ، نوجزها على النحو التالي:
(1) تحليل المحتوى:
وهذا يعني فحص الوثيقة، ولا تحتاج كل وثيقة إلى أن تقرأ قراءة كاملة، وإنما قد يكتفى بالقراءة الموضعية أو التصفح لإدراك المفاهيم التي تم تناولها في الوثيقة. ومن ناحية أخرى 00 فإن هناك بعض الوثائق، التي قد يحتاج المكشف إلى قراءتها قراءة كاملة؛ حتى يستطيع تعرف محتواها الموضوعي 0 وعموما فكلما كان المكشف متآلفا مع المجال الذي يكشف فيه، كانت عملية تحليل المحتوى عملية سهلة
وهناك عدة في الوثيقة تساعد على الفحص وتعرف المفاهيم , هي :
(أ) العنوان. من المؤكد أن العناوين تعطي مفاتيح مهمة للمحتوى الموضوعي, وإن كان بعضها قد لا يكون دقيقا في التعبير عن المحتوى. وهي على أي حال المحطة الأولى في تقرير المحتوى الموضوعي .
(ب) المستخلص (عند وجوده )؛ إذ أن معظم الكلمات في المستخلص تشير إلى المحتوى الموضوعي للوثيقة.
(ج) النص نفسه؛ إذ من الضروري المقدمة والملخص والخاتمة؛ إذ إن المقدمة تفسر أو تشرح ماذا سيقال, بينما تفسر الخاتمة أو تبين ماذا قيل. كما أن رؤوس الأقسام يجب ملاحظتها بعناية فهي بمثابة عناوين دقيقة للأقسام الرئيسية في الوثيقة .
وهناك أشياء أخرى في النص يجب أخذها في الاعتبار , مثل : الخلفية التاريخية والنظرية لموضوع الوثيقة عند وجودها , ومنهج البحث , كما أن الرسومات والصور وغير ذلك من الإيضاحات قد تساعد هي الأخرى على فهم المحتوى .
(د) قائمة المصادر؛ إذ إن المصادر التي يشير إليها المؤلف هي في الغالب ذات صلة وثيقة بموضوع دراسته, ومن ثم فإن تصفحها يفيد في التعرف على المحتوى الموضوعي.
(2) تحديد مؤشرات المحتوى: إذا ما تم فحص الوثيقة وتحليلها.. فإن على المكشف أن يقرر الموضوع أو الموضوعات المغطاة في الوثيقة, وبعبارة أخرى ..ماذا تدور حوله الوثيقة , ومن ثم .. فإن المفاهيم في الوثيقة يجب أن تحدد ويعبر عنها بالكلمات, وتجهز قائمة بالواصفات الممكنة للكشاف.
إن الهدف الآن هو أن يكون المكشف صورة عقلية لما يقوله المؤلف, ثم يقرر بكلماته هو ـ أو بكلمات مستعارة من الكاتب ـ ما هو ذلك الموضوع. وقائمة الكلمات هذه , والتي يمكن أن نطلق عليها قائمة المفاهيم ، يجب أن تكون كاملة قدر الإمكان . . فإن الواصفات النهائية للوثيقة سوف تصفى من هذه القائمة. والخطوة التالية هي تحويل قائمة المفاهيم المشتقة إلى المصطلحات الكشفية المقبولة . وإن كان النظام يعتمد على قائمة مصطلحات مضبوطة. . فإن ذلك معناه أن المكتشف يترجم (أو ينقل ) المفاهيم إلى مصطلحات كشاف مقننة ؛ حتى يمكن إيجاد واستخدام المصطلحات الصحيحة , حتى لو بحث المستفيد في مكان خاطئ بالكشاف . وهكذا تضاهي المصطلحات في قائمة المفاهيم مع المكنز أو غيره من قوائم الاستناد ؛ بهدف اختيار الواصفات النهائية . وهذا ما يطلق عليه لانكستر التكشيف التعييني Assignment ؛ حيث تحدد المصطلحات للوثيقة من مصدر خارج الوثيقة نفسها , وهناك من ناحية أخرى التكشيف الاشتقاقي ative – Deriv ؛ حيث تؤخذ الكلمات أو الجمل المعبرة عن الموضوعات من متن , أو نص الوثيقة نفسها .
ومن الضروري إعادة فحص ما تم عمله ؛ للتأكد من أن الواصفات النهائية تغطي كل المفاهيم المهمة المشتقة من الوثيقة وتعكس الموضوعات بدقة .
وينبغي أن يكون المكشف على دراية بالمكنز أو غيره من قوائم الاستناد , وبقواعد إجراءات العمل بها . وينبغي أن يكون المكشف ملماً بأي قواعد خاصة بالوسائل , التي تستخدمها بعض نظم التكشيف . مثل: الأدوار Roles, والروابط Links والأوزان Weightings.
(3) إضافة مؤشرات المكان:
إن الغرض من مؤشر المكان هو توجيه المستفيد مباشرة إلى ذلك الجزء من الوثيقة أو المجموعة, الذي يحتوي على المعلومات, التي يشير إليها الرأس أو مؤشر المحتوى في الكشاف.
وهناك عديد من الأشكال , التي يمكن أن يتخذها مؤشر المكان ، فقد يكون المؤشر هو رقم الصفحة في كتاب , وإذا كانت الصفحات في الوثيقة المطبوعة تنقسم إلى أعمدة مثلاً ؛ فيمكن استخدام رقم الصفحة والعمود أيضاً . ويمكن استخدام الرقم المسلسل في حالة تكشيف ببليوجرافية ، تشتمل على عدد من التسجيلات المرقمة .
وعند تكشيف المحتويات المفصلة لمجموعة من الوثائق . . فإن على المكشف أن يجعل مؤشر المكان يعطي المعلومات الكاملة عن كل وثيقة, وعلى سبيل المثال . . فإنه في حالة مقالات الدوريات يتكون كل مؤشر للمكان من عنوان المقال, والمؤلف, وعنوان الدورية، ورقم المجلد، ورقم العدد, وتاريخه, والصفحات الشاملة للمقال.
(4) تجميع المداخل الناتجة:
من الطبيعي أن يسجل المكشف نتائج عملية التكشيف على وسيط ما ، فقد تستخدم نماذج مطبوعة يقوم المكشف بملئها بالبيانات المطلوبة . وقد يستخدم المكشف البطاقات حيث تخصص كل بطاقة لكل مدخل موضوعي .
وفي بعض الحالات يتم التسجيل على الوثيقة نفسها, ففي بعض الهيئات يقوم المكشف بمجرد التعليم marks up في الوثيقة, ثم يقوم ناسخ بنقل علامات المكشف .
وتعتمد النظم الحديثة الخاصة بقواعد البيانات و التكشيف على الخط المباشر على ملء نموذج ، يعرض على شاشة ، حيث يدخل المكشف البيانات في الحقول المعروضة ، ولهذه الطريقة عديد من المميزات ؛ فإن أي أخطاء للمكشف يمطن تعرفها عن طريق برامج اكتشاف الأخطاء, ويعرف بها المكشف في الحال ، كمل لم تعد هناك حاجة إلى الخطوة الكتابية الوسيطة ؛ لنقل عمل المكشف إلى شكل مقروء آلياً , وعلاوة على ذلك . . فإنه يمكن للمكشف أن يحول من صيغة الإدخال إلى صيغة الاسترجاع, للاستفادة مما تم عمله من قبل.
وعلى أي الأحوال . . ترتب البطاقات أو النماذج بعد الانتهاء من عملها ومراجعتها؛ وفقاً للخطة المحددة للترتيب، وبإتباع القواعد الخاصة به، وتحرر البطاقات المتجمعة، وهذا يعني استبعاد المداخل غير الضرورية. وضم بعض البطاقات ، تحت رأس واحد بدلاً من تشتتها تحت رؤوس متعددة دون داع ، أو العكس ؛ أي توزيع البطاقات تحت عدة رؤوس موضوعات ، إذا لوحظ أن هناك بطاقات كثيرة تجمعت تحت رأس واحد ، دون مبرر مقنع .
إن التحرير يعني الصحة والدقة وتشابه المعالجة في مختلف مداخل الكشاف، فضلاً عن إزالة الأخطاء.
ومن الضروري في هذه المرحلة إضافة الإحالات وغيرها من الوسائل المكملة .
(5) اختيار الشكل المادي الذي سيعرض فيه الكشاف النهائي:
تعبر الطريقة أو النمط الذي يعرض به الكشاف من العوامل المهمة في نجاح الكشاف ، سواء أظهر الكشاف في شكل بطاقي أم في شكل كتاب أم على منفذ حاسوب .
وبغض النظر عن الشكل . . فمن الضروري أن يكون من السهل إدراك نظام أو ترتيب المصطلحات ، ويجب أن تكون المصطلحات الرئيسية والمصطلحات الفرعية ـ إذا وجدت ـ مميزة بوضوح ؛ إذ من المفيد استخدام الأبناط الطباعية المختلفة ؛ للتمييز بين المصطلحات الرئيسية والفرعية . وبصفة عامة . . فإن الإخراج لابد أن يتيح التعرف السريع والسهل للعناصر المختلفة للمداخل ، فضلاً عن جعل التصفح للمداخل عملية مريحة 0*3
ويمكن أن تتلخص عملية إعداد الكشاف في هذه الخطوات:
1) تحديد المجال الموضوعي للكشاف، وكذلك تحديد المجال الزمني إذا كان التكشيف لمقالات منشورة في بعض الدوريات أو كانت طبيعة الموضوع تتطلب تحديدا زمنيا0
2) استقبال الوثائق وفحصها جيدا،لنقرر ما إذا كان من الضروري إدخالها في الكشاف ،وإذا اتضح أن بعضها لا ضرورة لإدخـــاله فهذه يتم استبعادها، وإذا كان المكشف سيمل المقالات المنشورة في إحدى المجالات فإنه من الضروري توفير أعداد هذه المجلة.
3) قراءة كل وثيقة لتحديد موضوعها؛ وفي هذا المجال لا يجب أن نتبع طرفي النقيض، الذي يتمثل أحدهما في أخذ المعلومات عن الوثيقة من العنوان فقط، ويتمثل الثاني في قراءة الوثيقة قراءة كاملة أو مفصلة للتوصل إلى المعلومات، ومن الناحية العلمية فإننا يمكن أن نتبع حدا وسطا، إن بعض المجالات العلمية تقدم حاليا معلومات للتكشيف مع كل مقالة، والكثير منها يقدم مستخلصات مع كل مقالة، إن وجود مثل هذه البيانات يسهل عملية تحديد المعلومات المكشفة.
4) تحديد المعلومات المكشفة؛ إما بوضع خط تحتها أو كتابتها باليد في مكان محدد من الوثيقة0
5) تجهيز قصاصات في شكل بطاقات؛ مقاس 12,5×7،5 سم يسجل عليها بيانات عن كل وثيقة.
6) وضع خطة ترتيب وحدات الكشاف؛ هجائي، تاريخي، جغرافي.
7) ترتيب البطاقات تبغا للرؤوس الكشفية0
8) عمل التنسيق بين الرؤوس الكشفية0
9) عمل الإحالات (أنظر) و (أنظر أيضا)0
10) نسخ البطاقات وتجهيزها لإصدار الكشاف.*4
*1 همشري، عمر أحمد
مدخل إلى علم المكتبات والمعلومات/عمر أحمد همشري0-ط1 0- عمان:دار الصفاء للنشر والتوزيع ،1429هـ ص(312:311)
*2 الشريف، عبد الله محمد
مدخل إلى علم المكتبات والمعلومات0- عصمي للنشر والتوزيع، 1996 ص(333)
*3 عبد الهادي، محمد فتحي
التكشيف والاستخلاص:المفاهيم الأسس التطبيقات/ محمد فتحي عبد الهادي؛ يسريه محمد عبد الحليم0- الدار المصرية اللبنانية ص(52:47)
* 4 عودة، أبو الفتوح حامد
المدخل إلى علوم المكتبات/إعداد أبو الفتوح حامد عودة0- الإسكندرية: دار الثقافة العلمية، 2001 ص(107:105)
عمل الطالبات
نـادية إبراهيم آل معدي
سارة خـالد المبركـ
العنود معيبد الحربي
إشراف أ/د : مـهاأحمد
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق